Uma das técnicas mais simples para produzir muito
Talvez você tenha a mesma sensação que eu tenho de que há coisas demais para fazer e tempo de menos para dividir entre as tarefas. Sempre tive esse sentimento e sempre procurei por técnicas para aumentar minha produtividade, me possibilitando fazer mais coisas em menos tempo.
Até um certo ponto da vida ser multitarefa fazendo um monte de coisas ao mesmo tempo me parecia a melhor maneira de aumentar minha produtividade. Eu saía fazendo as coisas, uma misturada com a outra, atrás de uma terceira e percebia que muita coisa era feita… MAL feita.
No final do dia eu estava exausto e com a sensação de que ainda faltava muita coisa a ser feita. E depois ainda percebia que tinha esquecido de coisas importantes no meio de toda aquela confusão mental. Isso não tinha nada de produtividade. Estava mais para IMprodutividade.
Além disso eu vivia na chamada “zona cinzenta” que é aquele modo de operação em que você não relaxa quando está longe do trabalho, dorme mal e descansa mal porque está o tempo todo pensando no trabalho que ainda falta fazer. Como consequência disso, quando chega ao trabalho propriamente dito não consegue render porque está cansado demais pra isso. Então, basicamente, viver na zona cinzenta é pensar no trabalho na hora de dormir e pensar em dormir na hora do trabalho. Um péssimo modo de viver.
A BUSCA POR MÉTODOS DE PRODUTIVIDADE
Nessa etapa da vida comecei a procurar métodos concretos para fazer mais com menos e aumentar minha produtividade SEM perda de qualidade do trabalho. Não adianta nada fazer um monte de coisas mal feitas, eu queria fazer mais coisas do que já estava fazendo, mas também queria que elas saíssem mais bem feitas, para que não perdesse tanto tempo em revisões infinitas que sempre tinha que fazer. Mais do que isso, eu queria terminar o dia sem me sentir tão culpado por não ter conseguido produzir tudo que queria ter produzido.
Este foi um caminho interessante em que aprendi um monte de técnicas muito legais. Algumas funcionaram pra mim e pras minhas equipes. Outras funcionaram só pra mim, mas não pras equipes. E outras ainda funcionaram só pras equipes e não pra mim. Nesse processo de testar várias métodos de produtividade criei um sistema próprio de produtividade pessoal e organizacional que dá resultados muito acima da média pra mim e pras minhas equipes. Ensino esse sistema completo no curso “Produtividade Extraordinária”.
Um dos métodos mais eficientes e fáceis de aplicar que descobri (e que uso dentro do meu sistema maior de produtividade) é o famoso método pomodoro de produtividade.
O Método Pomodoro de Produtividade Pessoal
No final dos anos 1980, Francesco Cirillo estava sobrecarregado e insatisfeito com sua capacidade de estudar as matérias da faculdade e fazer seus trabalhos. Procrastinava quase todas as tarefas que tinha pra fazer e, quando percebia já estava na véspera da prova ou da entrega de algum trabalho ou tarefa.
Quando li o livro dele (The Pomodoro Technique – Francesco Cirillo) percebi que, antes de criar o método, ele estava exatamente como eu: muito movimento, muito cansaço e pouca produtividade com uma boa dose de culpa diária. Ele definitivamente estava na zona cinzenta e decidiu fazer alguma coisa pra resolver.
Estudando sobre o tema, Francesco descobriu que diversas pesquisas em psicologia chegaram à conclusão de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental depois de uma tarefa cumprida sem interrupções.
Então, usando um cronômetro de cozinha em forma de tomate (“pomodoro” em italiano), ele começou a testar diferentes intervalos de tempo estabelecidos para fazer determinadas tarefas de forma concentrada, evitando qualquer interrupção.
Como Usar a Técnica Pomodoro de Produtividade
Na prática, a técnica Pomodoro é um modelo de gerenciamento de tempo e tarefas que separa o trabalho por blocos de tempo ininterrupto e sem distrações. Cada um desses blocos de tempo é chamado de “pomodoro”. O ideal é que tenhamos uma tarefa completa para cada pomodoro, mas podemos ter tarefas grandes que ocuparão mais de um pomodoro.
Pela técnica original criada por Cirillo, cada pomodoro tem 25 minutos. Para garantir que vai cumprir os 25 minutos, você arma o alarme para tocar daqui a 25 minutos e começa a fazer a tarefa sem parar para nada, nem atender telefone e nem beber água.
Ao finalizar cada pomodoro de 25 minutos, você faz uma pausa de 5 minutos. Nessa pausa você faz alguma coisa para se distrair, uma coisa totalmente avessa ao trabalho que você estava fazendo durante o pomodoro.
Então você tem blocos completos 25 minutos de pomodoro somados a 5 minutos de pausa, totalizando 30 minutos. Após 4 blocos de tempo
A cada quatro blocos de tempo pomodoro (cujo plural é “pomodori”) a pausa deve ser maior, durando entre 15 e 40 minutos. Com isso o cérebro tem uma proporção certa de trabalho focado e distração para poder descansar e ser mais eficiente, aumentando sua produtividade.
Os objetivos da técnica Pomodoro de produtividade são bem claros e simples:
- Exercitar seu foco e poder de concentração
- Aumentar sua produtividade
- Inicialmente reduzir, e eventualmente zerar, as interrupções e distrações
- Definir o tempo exato que você gasta em cada tarefa se estiver focado
- Reduzir a ansiedade de produtividade e a culpa pela procrastinação
PASSO A PASSO DA TÉCNICA POMODORO
Passo 1: CRIAR A LISTA DE TAREFAS DO DIA
A primeira coisa a ser feita é uma lista de tarefas a serem executadas ao longo do dia. Originalmente essa lista deveria ser criada no próprio dia bem cedo pela manhã, mas eu, por exemplo, crio no dia anterior à noite, quando planejo o dia seguinte de acordo com a meta da semana.
Você vai dividir a sua lista de tarefas em duas seções: “PLANEJADAS” e “NÃO PLANEJADAS”. Obviamente a seção que você vai preencher ANTES é a de tarefas planejadas. A outra seção é para as emergências e urgências do dia.
Para criar essa lista tanto faz se você usar papel e caneta, alguma aplicativo de celular ou tablet, um arquivo excel, um arquivo word etc… Você pode escolher à vontade.
Passo 2: EXECUTAR AS TAREFAS
Pegue a primeira tarefa, programe seu alarme para 25 minutos (um bloco de tempo “pomodoro”) e comece a trabalhar nessa tarefa de forma totalmente focada sem deixar nada te distrair. Quando terminar o tempo, maque um X ao lado da tarefa e faça a pausa. Caso você não tenha terminado toda a tarefa em um pomodoro, retorne a ela no próximo pomodoro.
Depois que você terminar a tarefa é só riscá-la da lista. A cada quatro blocos de tempo, você deve fazer uma pausa maior que varia entre 15 e 30 minutos.
GESTÃO DE INTERRUPÇÕES
Um dos efeitos colaterais da aplicação da técnica Pomodoro é o auto conhecimento, no sentido que você passa a saber quais são as interrupções típícas que te atrapalham, quando e como aparecem.
Para a técnica dar certo e você realmente aumentar a produtividade, você deve evitar e gerenciar as interrupções que acontecem durante os blocos de tempo de uma tarefa em execução. No início é muito difícil, mas depois de alguns dias você consegue ficar totalmente focado naquela única atividade que determinou que iria fazer.
Em relação às interrupções, Francesco Cirillo define dois tipos fundamentais: interrupções internas e externas.
As internas são aquelas que você mesmo inicia, por exemplo, quando você lembra que precisa mandar um email ou telefonar para alguém no meio da tarefa, quando você sente vontade de entrar no Facebook ou beber água.
Todas as interrupções internas devem ser deixadas para ser feitas depois do pomodoro, no intervalo de 5 minutos ou no intervalo maior. A exceção acontece quando se trata de uma emergência.
Mas e se você lembrar de uma coisa realmente importante no meio de uma tarefa? Você anota na seção de tarefas não planejada, lembra? Você anota e marca um apóstrofo. Cada apóstrofo representa um momento em que você perdeu o foco e se distraiu.
As externas são aquelas iniciadas por outras pessoas ou acontecimento do ambiente, por exemplo, quando alguém pede uma informação, o telefone toca e é uma pessoa importante ou um email chega e você sente que precisa abrir.
As interrupções externas você anota na seção de não planejadas também e marca um hífen ao lado da tarefa interrompida. Cada hífen representa um momento em que você foi interrompido.
Ao final do dia você vai ter uma noção de quantas vezes perde o foco por sua própria causa e quantas vezes é por algo externo. Com o tempo você vai perceber que a maioria das interrupções podem ser deixadas para depois de um pomodoro terminar.
Conforme as interrupções vão acontecendo e você vai adicionando itens à seção de tarefas não planejadas, essa seção vai se tornando algo importante a ser feito também. Por isso você deve executar as não planejadas seguindo o mesmo sistema das tarefas planejadas.
É importante lembrar que, para realmente desenvolver foco e capacidade de concentração, somente uma tarefa deve ser realizada em cada pomodoro, que nunca deve ter menos e nem mais de 25 minutos. Caso termine antes, revise a tarefa até completar os 25 minutos. Um pomodoro interrompido deve ser anulado, independente do momento em que foi interrompido.
Experimente e me conte seus resultados.
